Warum sich ein Blick auf vergangene Projekte lohnt, bevor Interior Designer ihren Wunschkunden definieren.

Eine Anfrage klingt vielversprechend. Das Budget passt, die gestalterischen Vorstellungen sind interessant und der Umfang verspricht ein gutes Honorar. Einige Monate später sieht die Bilanz anders aus. Entscheidungen wurden immer wieder verschoben, Korrekturen haben mehr Zeit gekostet als vorgesehen und die Abstimmung war anstrengender als die eigentliche Planung. Gleichzeitig gibt es Projekte, die zunächst wenig spektakulär erscheinen und sich im Rückblick als besonders angenehm und wirtschaftlich erweisen.

Solche Erfahrungen gehören zur Selbstständigkeit im Interior Design. Trotzdem werden sie selten systematisch ausgewertet. Häufig bleibt es bei der Feststellung, dass die Chemie gestimmt hat oder ein Kunde besonders anstrengend war. Dabei lohnt es sich, genauer hinzusehen. Denn hinter einer gelungenen Zusammenarbeit stecken oft ganz konkrete Bedingungen, die sich bei zukünftigen Anfragen bereits frühzeitig erkennen lassen.

In der klassischen Zielgruppendefinition beschäftigen wir uns vor allem mit den Eigenschaften unserer potenziellen Kunden. Wir definieren Alter, Einkommen, Lebensphase, Wohnort und vielleicht noch den bevorzugten Einrichtungsstil. Daraus entsteht ein Bild unseres Wunschkunden, an dem wir unsere Kommunikation und unser Angebot ausrichten. Das kann für das Marketing durchaus hilfreich sein. Allerdings sagt es wenig darüber aus, ob die Zusammenarbeit später tatsächlich funktioniert. Ein Paar mit zwei Kindern und großzügigem Budget kann ein wunderbarer Auftraggeber sein. Es kann aber genauso passieren, dass sich beide bei jeder Materialentscheidung uneinig sind, bereits getroffene Vereinbarungen wieder aufmachen und damit den gesamten Planungsprozess verzögern.

Die interessantere Frage lautet deshalb, welche der bisherigen Projekte man unter denselben Bedingungen jederzeit wieder übernehmen würde. Und vor allem, warum.

Was erfolgreiche Projekte gemeinsam haben

Als Ausgangspunkt eignen sich einige abgeschlossene Projekte, die zunächst unabhängig voneinander bewertet werden. Dabei lohnt es sich, die gestalterische Qualität des Ergebnisses bewusst auszuklammern. Ein schönes Projekt muss schließlich kein gutes Geschäft gewesen sein. Für die Bewertung sind insbesondere die Wirtschaftlichkeit, die Zusammenarbeit, das Entscheidungsverhalten der Auftraggeber und die Passung zum eigenen Leistungsangebot relevant.

Bei der Wirtschaftlichkeit geht es um das Verhältnis zwischen Honorar, tatsächlichem Aufwand und Dauer der Zusammenarbeit. Ein umfangreiches Sanierungsprojekt kann auf dem Papier attraktiv aussehen, durch zusätzliche Abstimmungen und Korrekturschleifen aber erheblich an Rentabilität verlieren. Bei der Zusammenarbeit spielen dagegen die Kommunikation, Verbindlichkeit und gegenseitige Wertschätzung eine Rolle. Ebenso interessant ist, ob Auftraggeber Entscheidungen sinnvoll und rechtzeitig treffen konnten. Schließlich sollte man berücksichtigen, ob einem die Art der Arbeit überhaupt gelegen hat. Vielleicht macht die Begleitung komplexer Sanierungen besonders viel Freude, während kleinere Einrichtungsberatungen trotz guter Honorare eher Energie kosten.

Erst nach dieser Bewertung beginnt die Suche nach Gemeinsamkeiten. Diese Reihenfolge ist wichtig, weil wir sonst Gefahr laufen, lediglich unsere bisherigen Vorstellungen zu bestätigen. Wer beispielsweise davon überzeugt ist, dass junge Familien die ideale Zielgruppe sind, wird bei der Rückschau vermutlich besonders auf genau diese Eigenschaft achten. Dabei könnte der eigentliche Grund für die gute Zusammenarbeit ein ganz anderer gewesen sein.

Es lohnt sich deshalb, die besonders positiv bewerteten Projekte anhand verschiedener Merkmale zu vergleichen. Dazu gehören der wirtschaftliche Rahmen, die Projektart, die Lebenssituation der Auftraggeber und die Art der Zusammenarbeit. Besonders aufschlussreich sind häufig das Entscheidungsverhalten und die Kommunikation. Vielleicht stellt sich dabei heraus, dass die erfolgreichsten Projekte sehr unterschiedliche Budgets und Auftraggeber hatten, diese aber eines gemeinsam hatten: Die Kunden konnten sich untereinander zuverlässig abstimmen, waren offen für Empfehlungen und trafen Entscheidungen innerhalb der vereinbarten Fristen.

Daraus ergibt sich eine wichtige Unterscheidung. Dass ein Kunde zwei Kinder hat, ist zunächst eine Beobachtung. Dass zwei Entscheidungsträger schnell zu gemeinsamen Ergebnissen kommen, kann dagegen ein relevantes Kriterium für zukünftige Projekte sein. Gesucht werden also diejenigen Eigenschaften und Rahmenbedingungen, die tatsächlich Einfluss auf den Projektverlauf haben. Viele andere Gemeinsamkeiten mögen auffällig sein, helfen bei der Einschätzung neuer Anfragen aber kaum weiter.

Aus Erfahrungen werden Auswahlkriterien

Sind solche Muster erkannt, lassen sich daraus konkrete Anforderungen an zukünftige Projekte entwickeln. Hilfreich ist eine Unterscheidung zwischen unverzichtbaren Voraussetzungen, zusätzlichen Wunschkriterien und klaren Ausschlussgründen.

Zu den unverzichtbaren Voraussetzungen, den sogenannten Must-haves, können beispielsweise ein Mindesthonorar, bestimmte Leistungsumfänge oder die Bereitschaft gehören, nach einem festgelegten Planungsprozess zu arbeiten. Daneben gibt es Eigenschaften, die eine Zusammenarbeit besonders attraktiv machen, ohne zwingend erforderlich zu sein. Vielleicht arbeitet man bevorzugt mit Kunden, die sich für Materialien interessieren, gestalterische Empfehlungen gerne annehmen oder möglichst viele Entscheidungen an den Designer delegieren möchten. Solche Fit-Kriterien helfen bei der Einschätzung eines Projekts, sollten aber nicht automatisch über eine Zu- oder Absage entscheiden.

Anders verhält es sich mit den Ausschlusskriterien. Hier zeigt die Erfahrung, dass bestimmte Erwartungen oder Rahmenbedingungen regelmäßig zu Schwierigkeiten führen. Ein unrealistischer Zeitplan kann ebenso dazugehören wie ein Budget, das nicht zum gewünschten Leistungsumfang passt. Auch ein grundsätzlich unterschiedliches Verständnis der Zusammenarbeit kann problematisch werden. Wenn ein Studio beispielsweise ausschließlich digitale Konzeptberatungen anbietet, der Auftraggeber aber eine umfassende Vor-Ort-Betreuung erwartet, lässt sich dieser Widerspruch nicht durch persönliche Sympathie auflösen.

Welche Kriterien in welche Kategorie fallen, muss jedes Studio selbst entscheiden. Für manche Designer sind Kunden, die einen großen Teil der Umsetzung eigenständig übernehmen möchten, besonders angenehm. Andere machen gerade mit dieser Konstellation schlechte Erfahrungen, weil Verantwortlichkeiten unklar werden und zusätzlicher Abstimmungsaufwand entsteht. Eine allgemeingültige Definition des idealen Auftraggebers kann es deshalb kaum geben. Entscheidend sind die eigene Arbeitsweise und die Erfahrungen aus bisherigen Projekten.

Neue Anfragen bewusster beurteilen

Die Erkenntnisse aus dieser Analyse lassen sich relativ einfach in den bestehenden Akquiseprozess integrieren. Bereits bei der ersten Anfrage können wesentliche Eckdaten wie Budget, Projektstandort, gewünschter Leistungsumfang und Zeitrahmen abgefragt werden. Damit lässt sich überprüfen, ob grundlegende Voraussetzungen erfüllt sind. Im anschließenden Erstgespräch werden weitere Aspekte sichtbar, die sich über ein Kontaktformular kaum beurteilen lassen. Wie konkret sind die Vorstellungen? Wie realistisch schätzen die Interessenten ihr Budget ein? Können die beteiligten Personen gemeinsam Entscheidungen treffen und welche Erwartungen haben sie an die Erreichbarkeit und Arbeitsweise des Designers?

Unmittelbar nach dem Gespräch empfiehlt sich eine kurze Bewertung. Sind alle notwendigen Voraussetzungen erfüllt und gibt es erkennbare Ausschlussgründe? Die übrigen Kriterien können mit einem einfachen Plus, Neutral oder Minus bewertet werden. Dafür braucht es weder eine aufwendige Tabelle noch ein kompliziertes Punktesystem. Wichtiger ist, dass die Einschätzung konsequent erfolgt und später mit den tatsächlichen Projekterfahrungen abgeglichen werden kann.

Auch das eigene Bauchgefühl darf dabei eine Rolle spielen. Wenn sich bereits nach dem Erstgespräch Widerstände bemerkbar machen, lohnt es sich, deren Ursachen zu hinterfragen. Vielleicht gab es widersprüchliche Erwartungen, unangenehme Kommunikationssituationen oder erste Hinweise auf einen unrealistischen Zeitplan. Solche Eindrücke müssen nicht zwangsläufig gegen eine Zusammenarbeit sprechen. Sie können aber helfen, genauer nachzufragen, bevor ein Auftrag angenommen wird.

Gerade in Phasen mit wenigen Anfragen fällt es schwer, einen potenziellen Kunden abzulehnen. Umso hilfreicher ist es, die eigenen Anforderungen bereits im Vorfeld definiert zu haben. Natürlich lässt sich nicht jede Schwierigkeit vorhersehen, und auch vermeintlich ideale Auftraggeber können sich im Projektverlauf anders verhalten als erwartet. Wer seine Erfahrungen jedoch regelmäßig auswertet, entwickelt mit der Zeit ein genaueres Bild davon, unter welchen Bedingungen gute Arbeit möglich ist. Und erkennt vielleicht früher, wenn eine vielversprechende Anfrage am Ende doch nicht zum eigenen Studio passt.